Rabu, 19 Januari 2011

Penerapan Teknologi informasi

Pada dasarnya teknologi informasi mengalami kemajuan dalam dua arah:

1)                   Pengembangan produk, yaitu pengembangan perangkat sistem dan konsep konsepnya (gagasan, prosedur), dengan cakupan aplikasi di segala bidang yang mengharuskan manusia berhubungan dengan informasi, dilihat dari perangkat yang digunakan.

2)                    Aplikasi produk  dan konsep tsb. pada sejumlah kegiatan tertentu, antara lain di bidang industri, keuangan dan perdangan, percetakan, militer, dan  untuk pengelolaan pekerjaan di kantor.

Dalam makalah yang singkat ini selanjutnya penulis hanya akan membahas kemajuan teknologi informasi  dalam hubungannya dengan aplikasi produk dan konsep konsepnya khususnya pada perpustakaan dan pusat dokumentasi dan informasi.

Aplikasi teknologi informasi yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi,  baik itu perpustakaan maupun pusat-pusat dokumentasi dan informasi, secara umum dapat diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu :
1.   Library housekeeping  ( Perawatan /pengelolaan  perpustakaan)
2.      Information retrieval  (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi)
3.      General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam keperluan)
4.       Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan )

Ad.1. Library Housekeeping
Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan,  merupakan istilah umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan adanya kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi atau pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau yang dikenal dengan nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan peminjaman antar perpustakaan.
Konsep integrasi  akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem housekeping  perpustakaan.  Istilah  Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi (Integrated Library System)  sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu m[i]elakukan tukar menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh:: informasi  pengarang / judul akan digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem  OPAC, yang memungkankan pengaksesan Online ke katalog.
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas dengan nama Otomasi Perpustakaan.  Secara umum ada  tiga generasi Otomasi Perpustakaan, yaitu:
Generasi I        : Otomasi aktivitas-aktivitas pemrosesan, seperti akuisisi dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi.
 Generasi II     :  Pengembangan dan pemasangan sistem yang terintegrasi termasuk OPAC
Generasi III     : Dibangun Local Area Network  dengan kemampuan komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu.
Pengertian Otomasi Perpustakaan kalau dilihat dari segi etimologi berasal dari  bahasa Inggris yaitu Library Automation. Kata  Automation  di dalam Microcomputer dictionary berarti : 1) Perubahan dari suatu proses atau prosedur secara otomatis;          2) Pelaksanaan proses dengan sarana-sarana otomatis  (Sippl, 1975). Adapun konsep Otomasi  berdasarkan Encyclopedia of Science and Technology, Vol.1, menggambarkan penerapan mesin-mesin komputer pada penyimpanan, pemrosesan data-data bisnis, teknis, maupun ilmiah. Dengan demikian otomasi perpustakaan berarti penggunaan komputer untuk semua kegiatan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengolahan, sampai ke layanan sirkulasi.
Ad 2)  Information  Retrieval.
Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan katalog. Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi  temu kembali informasi atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga mengalami kemajuan, yaitu dengan penggunaan sarana-saran elektronis.
Ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi atau temu kembali informasi secara elektronis, yaitu :
a)      menggunakan Pangkalan Data Lokal
b)      menggunakan  CD-ROM
c)      menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal melalui  Internet.
Ad. 3. General Purpose Software. 
Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di lembaga-lembaga yang bergerak di bidang dokumentasi dan informasi  adalah :
-        Word Processing             : untuk pengolah teks dan pencetakan.
-        Spreadsheets                   : untuk kalkulasi keuangan
-        Graphics             : untuk presentasi statistik
-        Desktop Publishing         : untuk penerbitan dan percetakan yang profesional
-        Electronic mail    : untuk pendistribusian pesan
Ad. 4. Library networking.
Istilah Library networking   mempunyai cakupan yang luas, tetapi  biasanya meliputi 
a.       Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembaga-lembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan, atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi (Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya  di dalam institusi untuk membentuk LAN (Local Area Network)
b.      Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh  jaraknya untuk membentuk Wide Area Network  atau yang sering dikenal dapat berhubungan melalui internet.
LAN dan WAN adalah jenis-jenis  jaringan yang digunakan untuk automasi  perpustakaan yang dilihat dari lingkup geografisnya.  LAN adalah suatu jaringan komputer dengan daerah kerja relatif kecil, dalam satu lokal;  dan WAN adalah jaringan komputer yang daerah kerjanya mencakup radius antar kota, antar pulau, dan bahkan antar benua. Sebenarnya masih ada jenis lain, yang disebut Metropolitat Area Network (MAN ), dengan daerah kerja antara 30 sampai 50 km, yang merupakan alternatif pilihan untuk membangun jaringan komputer kantor-kantor dalam satu kota.


Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi (TI)


Pengantar
Perpustakaan pada dewasa ini telah berkembang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI. Perpustakaan sebagai salah satu “aktor” yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan TI ini. Tidak sedikit orang yang beranggapan bahwa tanpa adanya sentuhan TI, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.
TI di perpustakaan sering menjadi tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan masyarakat yang memang sudah “ngeh” dengan segala macam bentuk TI. Gejala dan permasalahan serta fenomena inilah yang membawa dampak kepada apa yang disebut dengan Layanan Perpustakaan Berbasis TI. Tentunya ini dengan harapan bahwa apa yang menjadi pertanyaan banyak orang mengenai sentuhan TI di perpustakaan sedikit terjawab melalui layanan berbasis TI ini.
Namun demikian, kiranya perlu ditelusur lebih jauh berbagai hal mengenai penerapan pelayanan perpustakaan yang berbasis TI ini.

Kepentingan Institusi VS Kepentingan Pengguna

Pengembangan TI di sebuah perpustakaan sebenarnya merupakan wujud dari berbagai kepentingan. Kepentingan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam aktifitas kesehariannya. Tuntutan kepentingan-kepentingan yang sedemikian besar ini seakan menjadikan “cambuk” bagi perpustakaan untuk berbenah dan selalu berpikir untuk dapat memberikan yang terbaik melalui fasilitas TI ini.
Berdasarkan pengamatan, sebenarnya kepentingan ini secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua yakni kepentingan institusi dan kepentingan pengguna perpustakaan. Dalam kasus perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi, institusi yang dimaksud adalah perpustakaan itu sendiri dan universitas sebagai lembaga yang menaungi perpustakaan. Sedangkan pengguna perpustakaan yang dimaksud adalah sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yakni mahasiswa, dosen, peneliti dan karyawan. Perkembangan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh visi dan misi yang di lembaga induknya. Sehingga apapun yang akan diterapkan dan dikembangkan oleh perpustakaan harus disesuaikan dengan tujuan organisasi atau institusi itu sendiri. Hanya terkadang apa yang menjadi kepentingan institusi sepertinya “belum berpihak” banyak kepada kepentingan pengguna. Belum lagi masalah prioritas, perpustakaan masih merupakan prioritas kesekian bagi lembaga induknya dalam hal pendanaan dan pengembangan.
Perkembangan perpustakaan dilihat dari kepentingan pengguna dirasakan belum menggembirakan. Masih banyak “tuntutan” pengguna yang belum dapat dipenuhi oleh perpustakaan, termasuk tersedianya akses layanan berbasis TI ini. Untuk itu perlu kiranya dipikirkan sebuah sinergitas yang mengakomodasi kedua kepentingan tersebut sehingga terjadi keseimbangan dalam pemenuhan kebutuhan tersebut.  Perpustakaan, Universitas dan Pengguna perlu berjalan bersama untuk memikirkan sebuah perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik.

Implementasi TI dalam Pelayanan Perpustakaan

            Teknologi dalam hal ini TI bukan merupakan hal yang murah. Untuk itu apabila perpustakaan ingin mengimplementasikan TI dalam layanan dan aktifitasnya perlu direncanakan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan TI pada perpustakaan, yakni:
  Dukungan Top Manajemen / Lembaga Induk
  Kesinambungan / Kontinuitas
  Perawatan dan Pemeliharaan
  Sumber Daya Manusia
  Infrastruktur Lainnya seperti Listrik, Ruang/Gedung, Furniture, Interior Design, Jaringan Komputer, dsbnya.
  Pengguna Perpustakaan seperti faktor kebutuhan, kenyamanan, pendidikan pengguna, kondisi pengguna, dll
            Hal-hal tersebut diatas akan menentukan sejauh mana penerapan TI di perpustakaan khususnya di layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik.
            Penerapan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti:
  1. Layanan Sirkulasi
Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dll. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Penerapan teknologi komunikasipun sudah mulai digunakan seperti penggunaan SMS, Faksimili dan Internet.
  1. Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian
Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik / digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan  lain-lain.
  1. Layanan Journal / Majalah / Berkala
Pengguna layanan journal, majalah, berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam akses ke dalam journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk dan Disket. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.

  1. Layanan Multimedia / Audio-Visual
Layanan multimedia / audio-visual yang dulu lebih dikenal sebagai layanan “non book material” adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Pada layanan ini pengguna dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk Kaset Video, Kaset Audio, MicroFilm, MicroFische, Compact Disk, Laser Disk, DVD, Home Movie, Home Theatre, dll. Layanan ini juga memungkinkan adanya media interaktif yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai keterbatasan, seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang dan ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan kriteria ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah Audible E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille, dsbnya.
  1. Layanan Internet & Computer Station
Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.
  1. Keamanan
Teknologi informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. Melalui fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya, perpustakaan dapat meningkatkan keamanan dalam perpustakaan dari tangan-tangan jahil yang tidak asing sering terjadi dimanapun.
  1. Pengadaan
Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan TI untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya TI ini.
Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan automasi perpustakaan maupun penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini.

Perpustakaan “Hybrid”

Sebetulnya ketika orang berbicara mengenai penerapan TI dalam perpustakaan atau khususnya layanan perpustakaan orang akan berbicara juga mengenai transformasi perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital, perpustakaan elektronik, atau perpustakaan virtual. Namun berdasarkan pengamatan penulis dari sekian banyak konsep yang berkembang tersebut sebetulnya saat ini konsep yang berkembang cukup pas dan mungkin dalam beberapa dasawarsa ke depan masih relevan adalah apa yang dinamakan dengan Perpustakaan Hybrid. Pengertian perpustakaan Hybrid ini sendiri adalah seperti yang dikemukakan oleh Angelina Hutton dalam the Hybrid Library.

“A hybrid library is a library where 'new' electronic information resources and 'traditional' hardcopy resources co-exist and are brought together in an integrated information service, accessed via electronic gateways available both on-site, like a traditional library, and remotely via the Internet or local computer networks.” (http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html diakses 19 Oktober 2005)
Atau seperti yang disampaikan Stephen Pinfiel:
“A hybrid library is not just a traditional library (only containing paper-based resources) or just a virtual library (only containing electronic resources), but somewhere between the two. It is a library which brings together a range of different information sources, printed and electronic, local and remote, in a seamless way.”
(http://www.ariadne.ac.uk/issue18/main/  diakses tanggal 19 Oktober 2005)
Dari pengertian di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI sangat dekat dengan konsep perpustakaan Hybrid ini. Walaupun sebetulnya perpustakaan hybrid ini adalah merupakan bentuk peralihan dari perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital / virtual. Jadi tidak ada salahnya apabila kita berbicara mengenai layanan berbasis TI kita juga perlu mempelajari masalah perpustakaan Hybrid ini.

Penutup

Dari kajian singkat di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI dapat diterapkan di semua bagian perpustakaan. Itu semua tergantung bagaimana dan apa kebutuhan pengguna dan juga perpustakaan. Proses pengembangan perpustakaan berbasis TI ini harus memperhatikan kepentingan pengguna dan juga kepentingan institusi / organisasi induk yang menaunginya. Tak kalah pentingnya adalah faktor kemampuan finansial dari perpustakaan / lembaga induk untuk menerapkan TI dalam layanan perpustakaan ini. Karena TI memang bukan barang “murah” dan perlu investasi yang cukup “mahal”. Namun demikian, penggunaan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini memang sudah merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi, sehingga perpustakaan perlu melakukan kajian prioritas kebutuhan TI untuk perpustakaannya.


[1]       Makalah disampaikan dalam Pelatihan Teknologi Informasi: Peningkatan Pemahaman dan Ketrampilan SPBI (Sistem Pembelajaran Berbasis Internet) bagi Staf Perpustakaan.

Pengertian dan Cakupan Teknologi Informasi.


Kata Teknologi Informasi berasal dari  kata Information Technology.  Kata Technology  berdasarkan  Kamus Advanced Leaner’s Dictionary of Current English (1974) adalah penerapan pengetahuan secara sistematis pada tugas-tugas praktis dalam suatu industri.  Senada dengan definisi tsb, Sulistyo-Basuki (1992:81) menyatakan bahwa Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan.
Kata Informasi dalam Oxford Advanced Learners's    Dictionary of Current English (1980: 437), diartikan sebagai  sesuatu yang diberitahukan, pengetahuan, dan berita. Sedang dalam  Ilmu Informasi, kata-kata "Informasi", "pengetahuan", dan "berita" dibedakan. Menurut Teskey (dalam Pendit,1992) data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata, yang dilengkapi dengan nilai tertentu; Informasi adalah kumpulan data yang terstruktur, yang disampaikan seseorang kepada orang lain. Sedangkan berita menurut Arifin (1997), adalah informasi yang menarik,  penting, dan belum pernah didengar.
 Informasi merupakan sarana baku untuk menunjang dan meningkatkan kegiatan bidang Ilmu Pengetahuan, kebudayaan, dan teknologi. Pengetahuan, adalah sesuatu yang digunakan  manusia untuk memahami dunia, yang dapat diubah-ubah  berdasarkan informasi yang diterima. Dalam makalah ini  informasi secara singkat diartikan sebagai segala data, fakta, dan pengetahuan yang disampaikan kepada orang lain  melalui berbagai media, dalam bentuk tekstual, gambar, maupun suara.
Teknologi informasi merupakan sebuah istilah baru yang merupakan terjemahan dari Information Technology   Bagi kebanyakan orang teknologi informasi merupakan sinonim dari “Teknologi Baru”, karena karena kaitannya yang erat dengan mesin-mesin microprosesor., seperti mikro-komputer, alat-alat yang bekerja secara otomatis, seperti alat pengolah kata, dan lain sebagainya . Pengertian Teknologi Informasi  berdasarkan  British Advisory Council for Applied Research and Development (Dalam Zorkoczy, (1990: 12).adalah  meliputi bidang-bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan perekayasaan serta teknik-teknik pengelolaan yang digunakan dalam penanganan  dan  pengolahan informasi , penerapan bidang dan teknik tersebut, komputer dan interaksinya dengan manusia dan mesin, masalah sosial ekonomi serta  budaya yang berkaitan. .Memang banyak definisi-definisi tentang Teknologi Informasi, sehingga dalam  Macmillan Dictionary of Personal Computing and Communication” terdapat empat halaman yang menjelaskan  tentang Teknologi Informasi.
Khusus di  bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi  Sulistyo-Basuki  menyatakan bahwa Teknologi Informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, mengolah, menghasilkan, dan menyebar- luaskan informasi.
Akar dari teknologi informasi pada masa sebelum  ada komputer digital adalah telekomunikasi dan sistem audio-video. Kemudian dengan adanya komputer digital telah membentuk beberapa cabang  baru. Dengan adanya kemajuan-kemajuan teknologi, saat ini cakupan Teknologi informasi meliputi :
1)  Telekomunikasi. Contoh penerapannya yaitu : adanya Teleconference atau yang sekarang dikenal dengan nama Trimitra; Telkom Memo; Lacak, dll.
2)   Komputer,  termasuk mikrobentuk. Contohnya yaitu, perlindungan data, sistem pakar,  komunikasi suara dengan bantuan komputer.
3)   Jaringan digital, contohnya antara lain adanya  surat elektronik, sistem informasi,  jaringan informasi /
4)  Audio dan video, termasuk  sistem komunikasi optik. Contoh : Video Conference, Video-teks ,dll.